Nørbølling Gruppe bruger medlemsservice i DDS til registrering af medlemmer og har derfor en databehandler aftale med DDS.
Kun relevante personer (Gruppeledere, kasserer og formand) har adgang til personfølsomme oplysninger, disse oplysninger deles ikke med eksterne eller blandt gruppens medlemmer. Grenlederne har adgang til spejdernes helbredsoplysninger da de varetager spejdermøder og ture hvor spejderne deltager og her kan der blive brug for denne viden. Der kan også blive brug for at dele relevante helbredsoplysninger med voksne medhjælpere på ture.
Alle ledere samt andre voksne medhjælpere har tavshedspligt.
Nye medlemmer tilmelder sig via et link til medlemsservice. I de tilfælde hvor medlemmet ikke selv har mulighed for at tilmelde sig via medlemsservice er Nørbølling Gruppe’s gruppeledere eller kasserer behjælpelige med at få adgang til dette.
Beskrivelsen af Nørbølling gruppe’s håndtering af persondataloven udleveres skriftlig til alle nye medlemmer.
Helbredsoplysninger som er afgivet på blanket opbevares i mappe hos Gruppelederen.
Når en leder stopper udmeldes de øjeblikkeligt af medlemsservice.
På Ture opfordres det til at spejderne medbringer sygesikringsbevis – disse opbevares at lederne efter aftale med forældrene.
Hvis der skulle være oplysninger fra vores system man mener der er kommet ud, kontaktes formanden. Formanden tager stilling til om der er adgange der skal spærres eller password der skal ændres. Derudover tages der kontakt til division og korps i de tilfælde hvor vi ikke selv har kompetence til at varetage dette.